Những vấn đề cần nắm vững khi thành lập một công ty dịch thuật

Những vấn đề cần nắm vững khi thành lập một công ty dịch thuật

Rất nhiều người trẻ đam mê ngoại ngữ, yêu thích kinh doanh nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu? Công ty Dịch thuật Vietrans có một vài gợi ý cho các bạn dưới đây, hi vọng sẽ phần nào giúp các bạn xây dựng thành công ước mơ kinh doanh với niềm đam mê của mình.

Các kiến thức cơ bản về cân đối sổ sách tài chính, kiến thức quản trị nhân sự, việc cấu trúc công ty sao cho khoa học, cách xác định những kênh quảng cáo hiệu quả, cách xác lập một văn hoá công ty đặc trưng, cách tuyển dụng và sử dụng nhân sự sao cho đúng người đúng việc, các nghệ thuật tìm kiếm, thuyết phục và giữ chân khách hàng, việc lên kịch bản kinh doanh và tiên liệu kết quả kinh doanh trong ngắn và dài hạn, việc xác lập mức giá cạnh tranh và tối đa hoá lợi nhuận.

Áp dụng các công cụ hiện đại vào việc quản lý. Nếu dữ liệu đã được chuẩn bị đầy đủ, phần mềm có thể truy xuất hàng loạt thông tin quan trọng như việc ai đang làm gì, hay theo chiều ngược lại, việc gì đang do ai đảm trách, công việc bao giờ sẽ hoàn thành, và cần bao nhiêu người để hoàn thành, công việc đó đang ở trạng thái như thế nào. Đối với một công ty dịch thuật, những thông tin đó là vô cùng quan trọng. Các công cụ này sẽ giúp rất nhiều trong việc cạnh tranh với các đối thủ khác, vốn có kinh nghiệm nhiều năm về dịch thuật.

Khẳng định một điều là ở các công ty dịch thuật, việc biên dịch tài liệu không phải là duy nhất nhưng là chức năng chủ đạo nhất của họ, nếu nhìn vào đội ngũ nhân viên và những công việc họ đã từng làm sẽ thấy rằng chức năng của các công ty dịch thuật thật sự nhiều hơn việc chuyển ngữ mà bạn tưởng.

Các sản phẩm hỗ trợ dịch thuật: Bocohan của Viegrid, EV Trans của Softex, Vietgle của Lạc Việt… với chất lượng có thể cạnh tranh với các sản phẩm quốc tế như Trados, Wordfast, Google Translate.

Tuân thủ các chuẩn dịch thuật quốc tế – một khái niệm còn hết sức mới lạ đối với người dịch Việt Nam. Ở ta, việc tùy tiện thêm bớt hay bóp méo ý gốc của tác giả còn rất phổ biến. Bên cạnh đó là việc sử dụng thuật ngữ không nhất quán, thiếu đầu tư để nắm vững chủ đề của văn bản và rất nhiều vấn đề chuyên môn khác. Đáng chú ý là việc sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ dịch thuật, một trong những tiêu chuẩn bắt buộc trên thị trường quốc tế.

Điều quan trọng nhất là bạn phải thực sự có niềm đam mê với nghề. Bởi dịch thuật là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng và chính xác. Bạn không thể trở thành “thần đồng” dịch thuật ngay, nhưng nếu có đam mê và sự cần mẫn tích lũy kinh nghiệm, bạn sẽ có thể tiến xa.

Ngành dịch cũng là một ngành quản lý chất lượng và là ngành sản xuất. Ngoài những kiến thức về nhân sự, marketing, tài chính, thương hiệu, bạn cũng cần phải hiểu biết về sản xuất, biết quản lý chất lượng. Đương nhiên, nếu thiếu hụt các yếu tố trên nhưng với niềm đam mê, bạn hoàn toàn có thể tự khắc phục. Thiếu kỹ năng gì bạn cần nhanh chóng bổ sung kỹ năng đó để có đủ khả năng chèo lái con thuyền của mình.

CÁC VẤN ĐỀ CẦN LÀM

1. Chọn người hợp tác

Chọn người hợp tác là khâu rất quan trọng, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Để chọn người thích hợp, trước tiên bạn cần phải trả lời ba câu hỏi: “Bạn có thích họ không?”, “Bạn có tin tưởng họ không?” và “Bạn có muốn làm việc cùng họ không?”

2. Xây dựng bản kế hoạch kinh doanh 

Với bất kỳ lĩnh vực nào, trước khi thực hiện bạn cần bắt đầu bằng một bản kế hoạch kinh doanh. Trong các bản kế hoạch kinh doanh mẫu đều có tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi để mọi người xác định công việc cần làm. Trong bản kế hoạch này bạn sẽ trình bày chi tiết hàng loạt các danh mục như sản phẩm, dịch vụ cung cấp, thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu, đánh giá tiềm năng ngành, nghiên cứu thị trường (xác định đối thủ cạnh tranh), chiến lược bán hàng, chiến lược marketing, dự báo doanh thu bán hàng, chiến lược phát triển trong vòng 3-5 năm, các sơ đồ tổ chức nhân sự, các mô tả cụ thể từng vị trí công việc, cơ cấu trả lương, tổng quan dự báo về chi phí quản lý, tất cả các chi phí đầu tư cho dự án, tính toán vốn đầu tư cho dự án, thời gian hoàn vốn đầu tư…

3. Tuyển dụng nhân sự 

Một công ty hoàn chỉnh sẽ phải có các phòng dự án, sales, dịch, marketing, kế toán, hành chính – nhân sự, lễ tân, giám đốc. Tuy nhiên, tùy theo quy mô mà bạn có sự điều chỉnh phù hợp hoặc thực hiện chính sách kiêm nhiệm (một người có thể làm ở nhiều vị trí).

Bản chất của công ty dịch thuật là thuê nhà cung cấp bên ngoài (freelancer). Bởi lẽ, một đại lý/công ty dịch thuật quản lý rất nhiều thứ tiếng và chuyên môn khác nhau, khi mới khởi nghiệp bạn không thể thuê được tất cả những nhân sự này. Các công ty hàng đầu đều quản lý nhân sự theo kiểu “freelancer”, có những công ty có tới 50.000 – 100.000 freelancer trên toàn cầu. Cũng có một số công ty sử dụng nhân sự full-time tùy thuộc vào cách quản lý nhưng tuyển cộng tác viên nên là lựa chọn đầu tiên vì bạn sẽ chỉ phải trả theo dự án, không phải trả lương cứng. Số nhân sự còn lại ở công ty bạn chủ yếu là người quản lý, hiệu đính, edit, điều phối…

3. Quản lý dòng tiền

Khi kinh doanh bạn phải đặc biệt lưu ý đến dòng tiền. Nếu bạn làm 6 tháng mà không còn dòng tiền thì công ty sẽ đi đến phá sản. Bạn phải có vốn dự trù. Nếu phải “lo từng bữa” chắc chắn bạn sẽ không nghĩ được điều gì xa hơn và dễ đi chệnh hướng mục tiêu đề ra.

Với công ty dịch thuật, thực tế nguồn vốn ban đầu cũng không cần quá nhiều. Bạn có thể thuê một văn phòng nhỏ hoặc đặt văn phòng tại nhà. Toàn bộ việc dịch thuật bạn có thể thuê ngoài.

Thông thường chi phí dự trù cho công ty dịch thuật trong vòng 6 tháng là hợp lý. Ví dụ nếu bạn tính chi phí hàng tháng khoảng 20 triệu, bạn phải dự trù khoảng 120 triệu, chưa tính tiền đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, đây chỉ là làm quy mô nhỏ, còn làm lớn lại khác. Nếu muốn làm lớn, bạn phải trang bị phần mềm, máy móc, công nghệ, đầu tư rất nhiều cho marketing, thương hiệu, PR… Nói chung, tùy theo quy mô để xác định số vốn mình cần. Bạn có thể bỏ ra 50 triệu, thậm chí 200-500 triệu đồng để mở công ty dịch thuật. Điều này phụ thuộc vào cách nghĩ, cách làm và khả năng của mỗi người.

4. Xác định sản phẩm/dịch vụ chủ đạo của doanh nghiệp

Thường thì dịch vụ dịch thuật cung cấp toàn bộ các loại hình bao gồm: dịch công chứng, biên dịch, phiên dịch nhưng mỗi công ty có thế mạnh ở một lĩnh vực nhất định. Một số doanh nghiệp không làm phiên dịch mà chỉ làm dịch thuật tài liệu; hoặc có những công ty chỉ làm dịch thuật công chứng nhưng có khách khác họ vẫn làm.

Tất nhiên, khi kinh doanh bạn cần đặc biệt lưu tâm đến nhu cầu của thị trường. Sau đó, bạn cần xác định sản phẩm/dịch vụ chủ đạo căn cứ vào thế mạnh của từng doanh nghiệp như nguồn nhân lực sẵn có, mối quan hệ…

Mỗi loại sản phẩm/dịch vụ dịch thuật có đặc thù riêng. Cho nên, công tác quản lý chất lượng cần được kiểm soát theo quy trình.

5. Chiến lược bán hàng và quảng bá

Trước tiên, bạn cần định hình kênh bán hàng chủ đạo của doanh nghiệp mình. Trong thời đại hiện nay, quảng cáo trực tuyến – marketing online nên là lựa chọn hàng đầu với các doanh nghiệp. Ngoài ra anh còn có hệ thống Telesales, các mối quan hệ… để PR thương hiệu.

Quảng cáo SEO cũng là công cụ mà bạn nên lựa chọn để quảng bá cho lĩnh vực dịch thuật của mình. Thực chất SEO là phương pháp nâng thứ hạng dựa trên những hiểu biết sâu sắc về nguyên tắc đánh giá thứ hạng website của Google. Việc làm SEO một website dịch thuật cũng cần phải đi kèm với việc nâng cao chất lượng website, tối ưu các tiêu chí đánh giá website của Google. Phương pháp này có ưu điểm là chi phí marketing rẻ, quảng bá đến đúng đối tượng quan tâm; tiếp cận số lượng lớn khách hàng; Google là công cụ uy tín, do đó khách hàng sẽ tin tưởng những website mà Google xếp thứ hạng.

Ngoài ra, trên website bạn cũng nên có phần thông tin phản hồi cũng như những cảm nhận từ phía khách hàng. Được khách hàng ưa chuộng, sản phẩm sống; khách hàng tẩy chay, sản phẩm chết. Khách hàng quyết định số phận sản phẩm, nên không thể xem nhẹ ý kiến khách hàng. Hãy để những người sử dụng dịch vụ của bạn nói về bạn vì đó sẽ là công cụ marketing hiệu quả nhất cho các khách hàng khác của bạn.

6. Xây dựng quy trình làm việc

a, Quy trình dịch thuật

Mỗi phòng ban trong công ty sẽ có những cách thức làm việc khác nhau và bạn phải chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu để thành công nhanh hơn. Với một công ty dịch thuật, quy trình quan trọng bậc nhất chính là quy trình dịch thuật. Bởi vì để có được những bản dịch chất lượng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, bạn cần xây dựng quy trình dịch thuật thống nhất và chuyên nghiệp. Nhìn vào quy trình này, chúng ta cũng dễ hình dung ra mạng lưới phòng ban nhân sự của một công ty dịch thuật.

Có thể tham khảo quy trình dịch thuật: 

- Quy trình biên dịch:

Phân tích tài liệu: Sau khi nhận được tài liệu cần dịch, nhân viên quản lý dự án nghiên cứu tính chuyên ngành của tài liệu, thời hạn hoàn thành, bảng thuật ngữ, các yêu cầu của khách hàng,..để lựa chọn nhóm dịch và phân bổ thời gian phù hợp.

Lập kế hoạch thực hiện: Nhân viên dự án lập kế hoạch thực hiện và bàn giao cho một nhóm dịch thuật và hiệu đính đáp ứng được tính chuyên ngành, yêu cầu chất lượng và tiến độ của dự án cần dịch.

Dịch thuật: Các biên dịch viên thống nhất thuật ngữ chuyên ngành trong tài liệu và tiến hành dịch.

Hiệu đính: bao gồm Formating (tài liệu dịch xong được chỉnh sửa để đảm bảo tính thẩm mỹ) và Proofreading (đọc lại dự án, kiểm soát về nội dung, thẩm mỹ, thẩm định chất lượng).

Đọc sửa và trình bày bản dịch: Sau khi hoàn thành bản dịch và hiệu đính, trưởng nhóm dịch tiến hành đọc sửa và format lại tài liệu lần cuối để chuyển bản dịch hoàn chỉnh cho nhân viên dự án.

Kiểm tra tài liệu: Nhân viên dự án nhận lại bản dịch từ trưởng nhóm dịch và kiểm tra tài liệu lần cuối, nếu phát hiện có sai sót sẽ chuyển ngay cho trưởng nhóm dịch tiến hành chỉnh sửa lại.

Bàn giao tài liệu: Nhân viên dự án giao tài liệu đã hoàn thành cho khách hàng theo đúng thời hạn và phương thức giao nhận đã thỏa thuận.

Chỉnh sửa theo yêu cầu: Nếu khách hàng phát hiện bản dịch có thiếu sót hoặc cần bổ sung thêm, nhân viên dự án chịu trách nhiệm tiếp nhận phản hồi, yêu cầu của khách hàng và tiến hành cho chỉnh sửa kịp thời.

Với quy trình phiên dịch, thường bao gồm các bước cơ bản sau:

- Nhận yêu cầu phiên dịch của khách hàng: sau khi tiếp nhận yêu cầu cần phiên dịch của khách hàng như cấp độ phiên dịch, chuyên ngành phiên dịch, ngôn ngữ phiên dịch, công ty sẽ tư vấn cho khách hàng lựa chọn cấp độ phiên dịch tốt nhất và báo giá cho khách hàng.

- Phân tích yêu cầu phiên dịch của khách hàng: để đảm bảo yêu cầu về chất lượng phiên dịch, doanh nghiệp sẽ có buổi thảo luận với khách hàng và trao đổi với phiên dịch viên để hiểu rõ hơn về yêu cầu của khách hàng, tính chất công việc và khả năng đáp ứng của phiên dịch, gửi tài liệu tham khảo nếu có.

- Chọn phiên dịch viên theo chuyên ngành, theo cấp độ: chất lượng phiên dịch là yếu tố quan trọng, phiên dịch viên được quản lý trên hệ thống phần mềm có phân chia chuyên ngành, cấp độ đảm bảo cho việc lựa chọn đúng người đúng việc để tiết kiệm chi phí cho khách hàng và đảm bảo về chất lượng công việc.

- Gửi CV của Phiên dịch viên cho khách hàng lựa chọn phiên dịch: để đảm bảo uy tín, sự hài lòng của khách hàng doanh nghiệp sẽ gửi CV phiên dịch cho khách hàng tham khảo và lựa chọn.

- Tổ chức phỏng vấn phiên dịch để thẩm định chất lượng phiên dịch: khách hàng có quyền lựa chọn phỏng vấn phiên dịch viên của chúng tôi bằng các hình thức kiểm tra CV, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp.

- Thực hiện phiên dịch: phiên dịch được thông báo chi tiết về thời gian, địa điểm phiên dịch, phương tiện đi lại, phiên dịch đến địa điểm phiên dịch sớm 30 phút để chuẩn bị, phiên dịch gặp gỡ bên người phụ trách để nhận tài liệu, carbin, chỗ ngồi, và các lưu ý từ phía khách hàng. – Sau khi kết thúc phiên dịch: bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty sẽ gọi điện cho khách hàng để hỏi ý kiến về chất lượng của buổi phiên dịch để từ đó đúc rút kinh nghiệm và củng cố chất lượng dịch vụ ngày càng tốt hơn nữa.

Để làm đúng quy trình này đòi hỏi bạn phải có hệ thống quản lý lớn với mức chi phí tương đối, công ty phải có lượng doanh thu nhất định mới làm được. Còn với công ty nhỏ, bạn có thể thực hiện chính sách kiêm nhiệm (1 người đảm nhiệm nhiều vị trí) nhưng nhất thiết phải duy trì quy trình làm việc này nếu bạn muốn chú trọng đến chất lượng dịch vụ.

b. Tính giá dịch vụ

Chi phí dịch vụ được định giá theo nhiều tiêu chí mà quan trọng nhất là chất lượng đầu ra của sản phẩm, chất lượng đầu ra lại phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của người dịch. Bảng báo giá dịch vụ còn phụ thuộc vào văn bản thông dụng hay chuyên ngành, mức độ khan hiếm của ngôn ngữ đó hoặc ưu tiên khách hàng dịch với số lượng lớn…

Bạn hoàn toàn có thể xây dựng mức phí cao hơn nếu quy trình trên có thêm bước người nước ngoài hiệu đính hoặc tiến hành khảo sát, tham khảo bảng báo giá của một số công ty cùng hoạt động trong lĩnh vực này để thiết kế mức giá phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

c. Chính sách bảo mật

Với lĩnh vực này, việc bảo vệ thông tin riêng tư của khách hàng có ý nghĩa tôn chỉ đối với các công ty dịch thuật. Bạn cần xây dựng những chính sách mang tính chuẩn mực cho mọi nhân viên, cộng tác viên và yêu cầu họ tuân thủ việc bảo mật các thông tin về tài liệu của khách hàng.

Nhân viên thuộc phòng dịch thuật không được liên hệ với cơ quan, cá nhân có liên quan đến tài liệu, dự án dịch bằng bất cứ hình thức nào. Tuyệt đối không tiết lộ nội dung trong tài liệu dịch với bất cứ ai.

d. Đào tạo nhân sự

Trước khi tiến hành đào tạo, bạn cần đánh giá thực trạng năng lực và kết quả công việc của nhân viên so với những mục tiêu cụ thể đặt ra. Từ đó, bạn phân tích những nhân tố tác động tới kết quả công việc của nhân viên. Sau khi đánh giá phân tích, bạn phải chỉ ra được nhân viên cần được đào tạo những gì, mục tiêu đào tạo phải đạt tới.

e. Chính sách khách hàng

Hãy liên tục mở rộng danh sách khách hàng truyền thống của mình bằng những chính sách đãi ngộ thỏa đáng nhất. Sự chăm sóc ân cần từ những điều nhỏ nhất như gửi tin nhắn SMS nhân dịp sinh nhật hay những ngày lễ cho đến những món quà thực sự có ý nghĩa hoặc chiết khấu % trên đơn hàng sẽ khiến khách hàng luôn nhớ về công ty bạn.

Did you enjoy this post? Why not leave a comment below and continue the conversation, or subscribe to my feed and get articles like this delivered automatically to your feed reader.

Comments

No comments yet.

Leave a comment

(required)

(required)