Những khó khăn trong đàm phán, soạn thảo hợp đồng, thỏa thuận hợp tác với nước ngoài

Những khó khăn trong đàm phán, soạn thảo hợp đồng, thỏa thuận hợp tác với nước ngoài.

Hợp đồng hay biên bản thỏa thuận (thỏa thuận hợp tác) là văn bản mang tính chất pháp lý nhằm xác lập, quy định, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm giữa các bên khi tham gia hợp tác.

Những năm gần đây, khi ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác với các tổ chức/ cá nhân nước ngoài, các doanh nghiệp Việt Nam hầu hết đã chú trọng hơn đến việc tham khảo ý kiến của luật sư khi soạn thảo hợp đồng, thỏa thuận hợp tác để tránh các bất lợi cho cá nhân/ tổ chức của mình khi có tranh chấp xảy ra. Tuy nhiên, vấn đề ngôn ngữ trong thỏa thuận, đàm phán hợp đồng vẫn còn là vấn đề rất lớn giữa các bên tham gia.

Sau đây, Vietrans xin liệt kê một vài những khó khăn và hướng giải quyết trong vấn đề ngôn ngữ khi hợp tác kinh doanh với các tổ chức/ cá nhân nước ngoài.

  1. Vấn đề trao đổi, thỏa thuận hợp tác còn chưa rõ ý, lòng vòng và mất thời gian.

Đối với các công ty chưa có bộ phận biên phiên dịch riêng: lúc này, các công ty thường phải mời cộng tác viên trong mỗi lần đàm phán, trao đổi thông tin. Tuy nhiên, việc sử dụng cộng tác viên biên phiên dịch thường không mang lại hiệu quả cao trong công việc, khiến vấn đề trở nên lòng vòng, tốn thời gian xử lý.

Nguyên nhân:

  • Cộng tác viên chưa hiểu hết được bản chất và nội dung công việc
  • Cộng tác viên không tập trung hoàn toàn cho công việc vì còn nhiều công việc khác ảnh hưởng
  • Cộng tác viên chưa đủ kiến thức và kinh nghiệm trong tìm kiếm thông tin và đàm phán
  • Cộng tác viên có trình độ ngoại ngữ chưa cao
  • Cộng tác viên chỉ giỏi dịch nói và không giỏi dịch viết
  • Cộng tác viên không biết cách khai thác và tổng hợp thông tin

Hướng giải quyết:

Khách hàng nên chọn một công ty cung cấp dịch vụ giải pháp ngôn ngữ, biên phiên dịch chuyên nghiệp.  Các công ty chuyên nghiệp luôn đưa ra những phương án tổng thể phù hợp cho từng trường hợp cụ thể, đáp ứng đủ các tiêu chí:

  • Biên dịch chuyên nghiệp ngành thương mại, được đào tạo đúng chuyên môn, có kỹ năng và kinh nghiệm trong soạn thảo hợp đồng/ thỏa thuận hợp tác.
  • Phiên dịch sẽ theo suốt một dự án hoặc theo mỗi job, mỗi chuyên đề… Các phiên dịch này được đào tạo, có kỹ năng và chuyên tâm trong trao đổi đàm phán qua điện thoại, email, meeting…
  • Làm việc đội nhóm để đáp ứng các giải pháp tổng thể
  1. Không chắc rằng các điều khoản đã được dịch chính xác hay không?

Không phải biên dịch nào cũng có thể dịch tốt được tất cả các lĩnh vực, vì vậy việc lựa chọn biên dịch đúng chuyên môn là điều quan trọng nhất trong dịch thuật chuyên ngành.

Không giống như dịch tài liệu các chuyên ngành khác, có thể dịch theo ý, theo đoạn hay diễn giải bằng nhiều cách khác nhau . Dịch tài liệu thương mại, cụ thể là các hợp đồng/ thỏa thuận hợp tác cần phải dịch chính xác từng câu chữ theo văn phong thương mại, vì ngôn ngữ trong hợp đồng không phải là ngôn ngữ có thể dùng nhiều các diễn giải để dịch.

Việc lựa chọn sai người dịch sẽ dẫn đến nội dung dịch không sát ý, thậm chí dịch sai hoặc không đạt theo văn phong thương mại, làm mất hoặc sai số trong các bảng biểu, số liệu của hợp đồng.

Giải pháp: Khách hàng nên lựa chọn một công ty dịch thuật chuyên nghiệp nhất định để theo suốt một dự án, ở đây biên phiên dịch sẽ đi từ đầu đến cuối dự án, sẽ hiểu bản chất, những phát sinh trong công việc và đảm bảo dịch đúng chuẩn thương mại, tránh sai sót và mất thời gian chỉnh sửa.

  1. Gặp vấn đề khi đối tác chỉnh sửa, bổ sung các điều khoản.

Một bản hợp đồng, thỏa thuận hợp tác, thương mại… thường được các bên chỉnh sửa, bổ sung nhiều lần trước khi đi đến bản thống nhất cuối cùng. Việc chỉnh sửa này thường mất rất nhiều thời gian dò đọc, dịch lại. Vì với mỗi chỉnh sửa, thường ảnh hưởng rất nhiều đến nội dung các điều khoản, cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của mỗi tham gia. Nếu không có tính tỉ mỉ và nhanh nhạy, đặc biệt là kiến thức trong soạn thảo hợp đồng, sẽ dễ làm bên tiếp nhận chủ quan hoặc bỏ qua mà không xem xét tính chính xác và phạm vi cũng như mức độ quan trọng của câu từ.

Giải pháp:

Các công ty dịch thuật chuyên nghiệp sẽ có giải pháp trong vấn đề chỉnh sửa (update) thông tin tài liệu. Vì có biên phiên dịch theo suốt một dự án, nên họ dễ dàng tìm kiếm hoặc dịch lại các nội dung được update cho đúng với phương án giá tốt, tiết kiệm nhất cho khách hàng.

  1. Hợp đồng được lập nhiều ngôn ngữ khác nhau:

Trong trường hợp dự án có các bên tham gia thuộc nhiều nước khác nhau, thông thường họ sẽ chọn ra một ngôn ngữ chung là ngôn ngữ Tiếng Anh, nhưng trong từng trường hợp cụ thể, hợp đồng hoặc thỏa thuận cần được lập ra nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Trung Quốc, tiếng Nga, tiếng Ý, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Lào, Thái Lan, Capuchia… thì vai trò của các công ty dịch thuật đa ngôn ngữ lúc này mới là quan trọng.

Nếu Quý khách hàng gặp phải các vấn đề nêu trên và cần một giải pháp chuyên nghiệp, mời liên hệ với hotline của Vietrans để được tư vấn cụ thể.